E-Arşiv
E-ARŞİV HAKKINDA BİLİNMESİ GEREKENLER
e-Arşiv Nedir ?
E-Arşiv, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere veya son kullanıcılara gönderilen bir fatura türüdür. 2026 Yılı itibari ile bu fatura elektronik olarak düzenlenir ve iletilir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak oluşturulur ve dijital ortamda saklanır.
EMA Bilgi Teknoloji, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yetkilendirilmiş özel entegratör olarak, işletmelere güvenli ve hızlı e-Arşiv çözümleri sunar.
E-Arşiv, elektronik ortamda oluşturulan ve kağıt fatura ile aynı yasal geçerliliğe sahip dijital faturalardır.
E-Arşiv sistemi, GİB onaylı altyapılar üzerinden hazırlanır, müşterilere dijital olarak iletilir ve güvenli biçimde arşivlenir.
Bu sistem, hem vergi mükellefi olan hem de olmayan tüm müşterilere fatura kesmenizi sağlar.
E-Arşiv Faturanın Özellikleri:
- Elektronik Olarak Düzenlenir ve Saklanır: Kağıt faturanın yerini alarak dijital ortamda hazırlanır ve arşivlenir.
- E-Fatura Kullanıcısı Olmayanlara Gönderilir: E-Fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmelere veya bireysel müşterilere kesilir.
- GİB’e Raporlanır: Belirli tutarların üzerindeki faturalar günlük olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilir.
- Kağıt veya Dijital Olarak İletilebilir: Müşteriye e-posta ile dijital olarak veya kağıt çıktı alınarak teslim edilebilir.
E-Arşiv Fatura, e-fatura sistemine dahil olmayan müşterilere kesilen elektronik faturadır.
Tıpkı e-fatura gibi dijital ortamda düzenlenir, ancak gönderimi doğrudan GİB yerine mükellef tarafından e-posta veya dijital arşiv üzerinden yapılır.
Yani, e-fatura sadece GİB sistemine bağlı mükellefler arasında geçerliyken,
e-arşiv fatura herkes için geçerlidir.
Kimler E-Arşiv Fatura Kullanmak Zorundadır?
2026 yılı itibarıyla GİB tarafından yayımlanan güncel tebliğe göre;
🔹 E-ticaret yapan işletmeler,
🔹 Online pazar yerleri,
🔹 Kargo ve taşımacılık firmaları,
🔹 E-fatura mükellefi olup vergi mükellefi olmayan kişilere satış yapan işletmeler,
🔹 Brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan firmalar
e-Arşiv sistemine geçmek zorundadır.
Bunun dışında kalan işletmeler de gönüllü olarak e-arşiv geçişi yapabilir.
e-Arşiv Başvurusu Nasıl Yapılır?
EMA Bilgi Teknoloji ile e-arşiv başvuru süreci son derece kolaydır.
Tüm işlemler GİB uyumlu altyapımız üzerinden, birkaç adımda tamamlanır:
1️⃣ E-Fatura veya E-Dönüşüm Sistemine Kayıt Olun.
E-arşiv sistemini kullanmak için e-fatura mükellefi olmanız gerekir.
2️⃣ Mali Mühür veya E-İmza Edinin.
Belgelerin dijital ortamda onaylanması için gereklidir.
3️⃣ EMA Bilgi Teknoloji ile E-Arşiv Başvurusu Yapın.
Uzman ekibimiz başvurunuzu GİB sistemine aktarır.
4️⃣ Entegrasyon ve Kullanım Eğitimini Tamamlayın.
E-fatura, e-arşiv ve e-defter sistemlerinizi tek platformda yönetin.
Ortalama e-arşiv geçiş süresi: 1 iş günü.
E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar:
Özellik | E-Fatura | E-Arşiv Fatura |
Kime Gönderilir? | E-Fatura mükelleflerine | E-Fatura mükellefi olmayanlara ve son kullanıcılara |
İletim Yöntemi | GİB sistemi üzerinden | E-posta veya kağıt çıktı ile |
GİB’e Bildirim | Anlık olarak iletilir | Belirli tutar üstündeki faturalar günlük raporlanır |
Zorunluluk Durumu | E-Fatura mükellefleri arasında zorunlu | Belirli şartları sağlayan firmalar için zorunlu |
E-Arşiv, kağıt faturaya göre daha hızlı, düşük maliyetli ve çevreci bir çözümdür. Özel entegratörler, GİB Portalı veya muhasebe yazılımları aracılığıyla kolayca düzenlenebilir.
E-Fatura ile E-Arşiv arasındaki fark nedir?
E-Fatura yalnızca e-fatura mükellefleri arasında düzenlenirken, E-Arşiv Fatura e-fatura kullanmayan firmalara veya bireysel müşterilere kesilir. Yani E-Arşiv, daha geniş bir kullanım alanına sahiptir.
Kimler E-Arşiv kullanmak zorundadır?
E-ticaret yapan işletmeler, GİB’in belirlediği ciro limitini aşan şirketler ve belirli sektörlerde faaliyet gösteren firmalar e-arşiv kullanmak zorundadır. Ayrıca e-fatura kapsamında olmayan işletmeler de gönüllü olarak e-arşive geçiş yapabilir.
E-Arşiv Fatura nasıl kesilir?
E-Arşiv Faturalar, GİB onaylı özel entegratör sistemleri veya muhasebe yazılımları üzerinden hazırlanır. Faturalar elektronik ortamda alıcıya e-posta yoluyla iletilir ve dijital olarak arşivlenir.
E-Arşiv Fatura’nın hukuki geçerliliği var mı?
Evet, E-Arşiv Faturalar ıslak imza ile kağıt faturalarla aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu ve GİB düzenlemeleri kapsamında yasal olarak bağlayıcıdır.
E-Arşiv Fatura düzenlemek için ne gerekir?
E-arşiv fatura düzenlemek için GİB onaylı özel entegratör sistemi kullanmak veya doğrudan GİB portalı üzerinden işlem yapmak gerekir. Ayrıca e-imza ya da mali mühür kullanımı zorunludur.
E-Arşiv Fatura iptal edilebilir mi?
Evet, kesilen bir e-arşiv fatura belirli süreler içinde iptal edilebilir. İptal işlemi de dijital ortamda yapılır ve kayıt altına alınır.
Bize Ulaşabilirsiniz